Être auto-entrepreneur demande plusieurs qualités telles que la discipline, l’indépendance, la capacité de prise de décision et bien d’autres encore. Le freelance peut rapidement se retrouver submergé par toutes ces nouvelles obligations. La facturation, le démarchage, le respect des échéances… Quelle méthode appliquer pour ne pas se perdre ? L’organisation du freelance peut être source d’angoisse, mais nous allons vous donner des pistes pour que votre aventure entrepreneuriale se déroule en toute sérénité.
Trouver son rythme de travail
Nous sommes plus efficaces à certains moments de la journée.
Vous êtes plutôt matinal ? Prévoyez alors un créneau chaque matin, pour réaliser les tâches qui requièrent le plus de concentration. À l’inverse, concentrez-vous sur des missions moins pointues l’après-midi. Il est important de bien cerner quel est le moment de la journée où l’on a le plus d’énergie, afin d’optimiser son organisation.
De plus, il est recommandé de faire régulièrement des pauses. Toutes les heures, levez-vous de votre chaise et octroyez-vous un thé ou un café. Regardez par la fenêtre, ou allez à l’extérieur afin de reposer vos yeux. Cela peut vous sembler étrange, mais il est important de reposer vos yeux, qui fixent l’écran toute la journée !
Si vous avez du mal à rester concentré, faites des sessions de 20 minutes, entrecoupées de pauses de 5 minutes. Ainsi, vous pourrez optimiser votre temps de concentration. Connaissez-vous la loi de Pareto ? Le principe des 80-20 démontre que 20% des causes produisent 80% des conséquences. Nous vous conseillons très chaudement de lire notre article à ce sujet. Cela vous aidera à prendre conscience de l’importance de l’organisation en tant que freelance.
Définir ses priorités
Nous vous recommandons de vous créer un planning d’une journée type, afin de ne pas vous éparpiller au cours de vos journées.
Ne vous êtes-vous jamais lancé dans une tâche, puis dans une autre, pour finalement vous rendre compte à 17 heures, que la mission la plus importante n’était même pas commencée ?
Être freelance entraîne liberté et indépendance, mais cela ne rime pas avec désorganisation. Avec un planning, vous pourrez vous assurer de ne rien oublier. Faites une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir pendant vos journées, en fonction de vos besoins (répondre aux e-mails, préparer les commandes, etc.). Ajoutez les tâches ponctuelles à réaliser (faire la facturation, démarcher de nouveaux clients, etc.).
Ensuite, indiquez le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche, sans oublier d’inclure les deadlines. N’hésitez pas à regrouper les missions similaires, surtout pour les choses répétitives telles que la facturation. Une fois que vos travaux sont listés, reportez-les sur un agenda, vous aurez ainsi un aperçu clair des choses à réaliser pendant la semaine. N’oubliez pas de garder toujours du temps pour les urgences, soyez prévoyant.
En vous bloquant des créneaux pendant vos journées, vous serez sûrs de ne pas passer à côté des choses importantes. Si vous utilisez deux heures de votre temps, chaque fin de semaine, pour planifier la semaine suivante, vous allez optimiser votre temps. Vous n’aurez plus qu’à faire un point rapide chaque matin, pour ajuster votre agenda.
N’oubliez pas d’organiser aussi votre ordinateur : faites régulièrement des sauvegardes, classez vos fichiers dans un ordre logique, créez des dossiers et des sous-dossiers pour que le visuel reste clair. Enfin, si votre logement le permet, créez-vous un espace avec un bureau, sur lequel vous pourrez laisser toutes vos affaires professionnelles.
Évitez de garder votre téléphone à côté de vous, afin de ne pas être distrait. Avec un coin bureau uniquement dédié à votre activité professionnelle, votre organisation sera meilleure.
Utiliser des outils
Afin d’organiser au mieux vos journées en tant que freelance, nous vous conseillons donc de faire un planning. Pour cela, l’utilisation d’un agenda standard, en papier, est assez répandue. Ce type d’agenda est peut-être plus simple d’utilisation car il est disponible immédiatement, sans avoir à se connecter à Internet. Cependant, certains outils de gestion en ligne vous permettent d’obtenir bien plus qu’un simple agenda.
En effet, selon les outils, la création de divers tableaux personnalisables ainsi que l’ajout de notes, permet au freelance de disposer de tout ce dont il a besoin, directement dans l’outil en ligne. Les tableaux peuvent être partagés par plusieurs utilisateurs. Ce sont des outils flexibles et personnalisables. Vous trouverez ci-dessous deux outils gratuits :
- Trello ;
- Notion.
Être freelance, c’est travailler en autonomie et se retrouver régulièrement seul chez soi. Même si vous êtes en contact avec vos clients, il se peut que vous ressentiez le besoin d’être entouré pendant vos heures de travail. Pour cela, rien de plus simple ! Prenez votre ordinateur et vos documents nécessaires, puis filez dans un espace de coworking ou dans un café ! Travailler en tant qu’indépendant vous permet d’être libre dans vos déplacements, profitez-en.
L’organisation en tant que freelance est très importante. Pour ne pas se perdre parmi toutes les choses à faire au quotidien, chaque mois ou chaque trimestre, nous vous avons proposé plusieurs astuces. Grâce au principe des 80-20, vous trouverez votre rythme idéal afin d’optimiser votre temps. De plus, il existe plusieurs outils pour aider les freelances à s’organiser. N’hésitez pas à les tester !
Un article rédigé par Léa Nirrengarten
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